Rady a tipy
Ing. Michal Tezour - daňový poradca
Posledná úprava: 13.1.2023 10:06
Približný čas čítania: 8 minút

Zmena účtovníka, ako na to?

 Zmena účtovníka, ako na to? 

Nie ste spokojný so svojím účtovníkom a chceli by ste ho zmeniť len neviete ako? V tomto blogu si povieme aké máte možnosti a aké sú povinnosti oboch zmluvných partnerov teda účtovníka a klienta.

Je môj účtovník dostatočne spôsobilý viesť mi účtovníctvo?

Či už ste živnostník alebo máte založenú spoločnosť, potrebujete spoľahlivého účtovníka. Nezabudnite, že viesť účtovníctvo musíte aj keď máte založenú neziskovú organizáciu, občianske združenie či Nadáciu. To, že nevykonávate žiadnu činnosť, neznamená, že nemáte povinnosť viesť účtovníctvo a vypracovať účtovnú závierku. Kedy by ste mali vyhľadať účtovníka sa dozviete v tomto článku. O tom či je Váš účtovník dostatočnej spôsobilý na vedenie účtovníctva sa presvedčíte až po vzájomnej komunikácií, skúseností prípadne na základe referencií od vašich priateľov či známych. Dobré meno účtovníka sa buduje jeho prácou a spokojnosťou jeho klientov. Spoľahlivý a dôsledný účtovník pracuje tak, aby Vám nevytváral penále a pokuty napr. vyčíslené z daňového úradu a vie Vás zastupovať pri daňovej kontrole. Dobrou zárukou poctivého účtovníka je aj ak účtovníctvo podlieha auditu a audítori nemajú žiadne pripomienky ani návrhy na zmeny v účtovníctve, to sa však týka účtovníctva veľkých spoločností. Malé spoločnosti a živnostníci, ktorí komunikujú s účtovníkom spravidla iba 1-krát do roka, nemajú dostatočnú šancu preveriť skúsenosti a vzdelanie svojho účtovníka a plne mu dôverujú. V týchto prípadoch môžu ľahko vzniknúť nedostatky v daňových priznaniach a následné dorubenie dane daňovým úradom. Preto odporúčame ak aj nie ste platiteľom DPH, tak komunikujte so svojím účtovníkom aspoň na kvartálnej báze

Akým spôsobom mám zmeniť svojho účtovníka? 

Dostávate čoraz častejšie listy z daňového úradu s rozhodnutiami o pokutách a penále a chyba nastala na strane účtovníka? Je najvyšší čas ho vymeniť. Aké máte možnosti? V prvom rade si musíte prečítať zmluvu o poskytovaní účtovných služieb, ktorú máte so svojím účtovníkom podpísanú. V praxi by sa nemalo stať aby takáto zmluva podpísaná nebola, nakoľko je potrebné dodržiavať aj napr. GDPR a v prípade existujúcej zmluvy sa ľahko overí a stanoví cena za spracovanie účtovníctva. V predmetnej zmluve by ste mali mať zadefinovaný spôsob ukončenia zmluvy. S pravidla sa zmluva ukončuje buď dohodou, uplynutím doby, na ktorú bola zmluva podpísaná alebo výpoveďou so stanovenou výpovednou lehotou napr. 1 mesiac. Pred ukončením spolupráce je potrebné aby ste si našli nového účtovníka, aby sa vaše účtovníctvo mohlo plynule ďalej spracovávať. Je to dôležité najmä ak ste platiteľom DPH, pretože daňové priznanie k DPH musíte podávať elektronicky, čo Vám sprostredkuje Váš účtovník. V praxi sa často stáva, že pri zmene účtovníka sa zmení plná moc na podávanie dokumentov skôr ako sa ukončí spolupráca s predchádzajúcim účtovníkom. V tomto prípade, je dôležitá dohoda medzi Vami a účtovníkmi, kedy presne dôjde k zmene prístupu na podávanie elektronických dokumentov na daňový úrad. Nový účtovník nemusí byť ochotný sa podpísať k dokumentu, ktorý on nevypracoval. Kde hľadať nového účtovníka sa dozviete v tomto článku. Ak máte korektné vzťahy s Vaším účtovníkom a pochopí, že potrebujete zmenu, ideálne je zmluvu ukončiť dohodou ku konkrétnemu dátumu. Ak sa Váš účtovník nechce dohodnúť a máte napr. uzatvorenú zmluvu na dobu neurčitú, musíte zmluvu o poskytovaní účtovných služieb vypovedať. Mnoho účtovníkov sa týmto chráni aby mali dostatok času na doúčtovanie dokladov a aby si mohli ešte počas výpovednej lehoty faktúrovať za poskytnuté služby. 

V prípade, že Vám účtovníctvo spracováva Váš známy alebo kamarát a nemáte s ním uzatvorenú zmluvu, môžete mať komplikácie pri odovzdávaní dokladov, ktoré musíte 10 rokov archivovať. Bol by to problém v prípade daňovej kontroly, ktorej musíte predložiť originály dokladov. V tomto prípade, preto odporúčame mať uzatvorenú zmluvu o poskytovaní účtovných služieb vždy alebo prípadne doklady Vášmu účtovníkovi len scanovať a originály si u seba uchovať. Od 1.1.2022 je tu však možnosť archivácie dokladov digitálne t.j aj v prípade daňovej kontroly bude postačovať scan dokladu. Účtovníkovi tak stačí posielať iba scany dokladov, ktoré si budete ukladať aj u seba a budete mať istotu, že o ne neprídete. 

Práva a povinnosti klienta pri zmene účtovníka

Ako klient máte právo na vrátenie všetkých dokladov od Vášho pôvodného účtovníka, pretože účtovné doklady sú Vaším majetkom či už spoločnosti alebo živnostníka. Nenechajte sa preto vydierať tým, že Vám nebudú odovzdané doklady pokiaľ neuhradíte všetky faktúry. Váš účtovník si má vymáhať svoje pohľadávky normálnou cestou prostredníctvom upomienok, exekútora a pod. V praxi sa často stáva, že v prípade zmeny účtovníka pôvodný účtovníci dlho zadržiavajú doklady aby poškodili svojho už bývalého klienta. Na svoje doklady máte právo a účtovník Vám ich musí vrátiť. Povinnosťou predchádzajúceho účtovníka je aj odovzdanie účtovných výstupov za obdobie, ku ktorému ukončujete spoluprácu. 

Váš nový účtovník potrebuje od pôvodného účtovníka pre plynulý prechod nasledovné dokumenty ku dňu, ukončenia spolupráce:

  • Všetky účtovné doklady, ktoré ste predchádzajúcemu účtovníkovi odoslali, t.j. faktúry, pokladničné bločky, bankové výpisy, zmluvy, splátkové kalendáre.
  • Ak zmena účtovníka nastáva od nového roka, tak Vám musí spracovať a odovzdať účtovnú závierku a daňové priznanie k dani z príjmu spolu s kalkuláciu a podkladmi k výpočtu dane z príjmu.
  • Dôležitou súčasťou pri odovzdávaní účtovníctva sú výstupy z účtovného softvéru a to, hlavná kniha, účtovný denník, stav neuhradených pohľadávok a záväzkov po položkách, zoznam dlhodobého majetku a zoznam účtovných a daňových odpisov so zostatkovými cenami dlhodobého majetku.
  • Najčastejšou chybou pri odovzdávaní účtovníctva je, že predchádzajúci účtovník nepripraví inventarizáciu súvahových účtov. Inventarizácie je povinná zo zákona na konci roka, no v prípade prevzatia účtovníctva počas roka je veľmi nápomocná pre nového účtovníka, aby vedel z čoho sa skladajú zostatky na súvahových účtoch.
  • V prípade, že ste platiteľom DPH, predchádzajúci účtovník Vám musí odovzdať aj všetky daňové priznania a výkazy, ktoré podal a záznamy o evidencii DPH, ktoré si napríklad vyžiadajú pri daňovej kontrole. Ak tieto záznamy na žiadosť daňového úrade neposkytnete, daňový úrad Vám vyčísli pokutu.
  • Živnostníci, ktorí nevedú účtovníctvo ale majú iba daňovú evidenciu to majú jednoduchšie. Od predchádzajúceho účtovníka potrebujú len daňové priznanie k dani z príjmu, ktoré za nich podal a zoznam príjmov a výdavkov, ktoré boli uplatnené v daňovom priznaní. 

Dokument, ktorý slúži ako potvrdenie o tom, že Vám predchádzajúci účtovník odovzdal všetko čo mal je odovzdávací protokol. Obe zmluvné strany svojími podpismi potvrdzujú, že boli odovzdané všetky podklady. Upozorňujeme, že pred podpisom odovzdávacie protokol, si skontrolujte, či Vám predchádzajúci účtovník odovzdal všetko, čo je na protokole uvedené. V prípade, že protokol podpíšete a neskôr zistíte, že niečo chýba, tak predchádzajúci účtovník už s Vami nemá povinnosť komunikovať, nakoľko ste svojím podpisom potvrdili, že Vám všetko odovzdal.  

Podnikatelia musia komunikovať s daňovým úradom elektronicky a väčšinou na túto komunikáciu splnomocňujú svojho účtovníka. Pri zmene účtovníka dbajte aj nato, aby ste pôvodnému účtovníkovi takéto splnomocnenie zrušili a aby vo Vašom mene alebo v mene spoločnosti nepodával žiadne dokumenty na daňový úrad. V praxi sa toto rieši novým splnomocnením pre nového účtovníka, kde sa uvedie formulácia so žiadosťou o zrušenie predchádzajúcich plných mocí. 

Pri zmene účtovníka je Vašou poslednou povinnosťou odovzdať výstupy od pôvodného účtovníka Vášmu novému účtovníkovi aby mohol plynule pokračovať vo vedení účtovníctva. Odovzdané podklady slúžia novému účtovníkovi aj v prípade následnej daňovej kontroly na preukazovanie preverovaných skutočností daňovým úradom.