Rady a tipy
Consultare Digital
Posledná úprava: 19.5.2021 10:09
Približný čas čítania: 7 minút

Time management

Čo to je časový manažment alebo teda po anglicky time management? Toto slovné spojenie už používame všetci viac-menej automaticky. Vyjadrenia typu :“Mám zlý time management, musím s tým niečo urobiť,“ alebo „Máš veľmi slabý time management. Nie si vôbec efektívny alebo efektívna“. Keď si to rozoberieme zistíme, že organizovanie času v živote človeka je vlastne napojené na viaceré fakty. 

Napríklad faktom je, že deň má 24 hodín, z čoho priemerný človek 8,5 hodiny prespí. Následne, podľa štatistík, v priemere 2,5 hodiny strávi na sociálnych sieťach a ďalšiu hodinu číta alebo pozerá správy. Zostane nám teda 12 hodín na základné oblasti dnešného života ako sú práca, rodina, koníčky, osobnostný rozvoj, komunita, kamaráti, susedia, známy a staranie sa o základné potreby ako nákupy, varenie, upratovanie a podobne. 

Ďalším faktom je, že hodina má 60 minút. A tu sa dostávame k základnej výzve: ako za 60 minút stihnúť, čo najviac, tak, aby som večer nešiel spať s nevybavenými mailami, telefonátmi, poodkladanými stretnutiami a výčitkami zo strany mojich najbližších? 

Neexistuje ideálny prístup, každý z nás si musí nájsť ten svoj, ktorý vyhovuje danej osobnosti a charakteru, životnej fáze a záväzkom. Existujú však základné pravidlá, ktoré platia pre každého. Sú to: 

Zámer

Rozbiť slona na menšie kúsky

Plánovanie

Kontrola

Delegovanie

Disciplína

 

Zámer

Tvorba zámeru znamená, že sa očistíme od všetkých možných myšlienok a postupov, ktoré nám nevyhovujú. Presne si zadefinujeme, čo je naším zámerom pri zvládaní času. Zámer môže vyzerať napríklad takto: mojím zámerom je venovať sa práci každý deň maximálne 5 hodín, rodine venujem 3 hodiny, osobnostnému rozvoju 30 minút a koníčkom 1 hodinu. Takto si presne v čase definujeme koľko hodín chceme, ktorej oblasti venovať a môžeme sa sústrediť na napĺňanie hodín jednotlivými aktivitami.

 

Rozbiť slona na menšie kúsky

Najlepšie vysvetlenie “rozbitia slona na menšie kúsky” si vysvetlíme na príklade. Povedzme, že vyhráme projekt, podarí sa nám dostať zákazku, dostaneme investíciu a budujeme nový produkt. Vízia je úžasná, máme prácu, môžeme tvoriť, budovať a zrazu príde čas implementácie a s ňou neskutočný objem práce, náročných chvíľ a zistení, že všetko je úplne inde od mojej pôvodnej predstavy. Chceme všetko zvládnuť hneď, avšak zrazu „vybuchujú“ veci, ktoré mali ísť úplne ľahko. Trpí tým aj náš osobný život, nevieme si stanoviť priority a celý kolotoč sa spustí.
Riešením môže byť rozbitie slona na menšie kúsky alebo  definícia cieľov, ktoré chcem urobiť na štvrťročnej, mesačnej, týždennej, dennej báze. Následne sa vieme jednoduchšie orientovať v čase a prioritách. Nie je to nič zložité, stačí si na jednu A4 napísať ciele v konkrétnej oblasti a „rozbiť“ ich na menšie a menšie kroky, ktorými sa k nim dostaneme. Týmto spôsobom jasne vidíme, čo chceme dosiahnuť a nemíňame čas na myšlienky, ktoré spôsobujú časovú neefektivitu. 

 

Plánovanie

Keď máme „rozbitý“ veľký cieľ na menší, ďalším krokom pri zvládaní kontroly času je plánovanie. Aj tu platí, že pre každého vyzerá plánovanie inak. Niekto preferuje naplánovať si všetko detailne a inému vyhovuje si napísať len predbežný okruh vecí, ktorým sa chce daný čas venovať. Keď už vieme aké máme ciele, vytvárame si akúsi ,,plánovaciu cestu”, plánujeme si jednotlivé aktivity na rôznych časových intervaloch. Dokážeme jasnejšie vidieť jednotlivé aktivity a aj keď ideme napríklad robiť niečo prvýkrát, vieme odhadnúť koľko času budeme potrebovať. Autor knihy 7 návykov skutočne efektívnych ľudí, Stephen Covey, tvrdí, že plánovanie na týždennej báze je najvýhodnejšie. Vidíme tak jasne naše priority, súvislosti medzi jednotlivými oblasťami a jednoduchšie dokážeme zhodnotiť náš úspech. 

Naučiť sa plánovať a aj plánovanie udržiavať nie je vôbec zložité. Stačí mať po ruke diár, či využiť kalendár v mobile a hneď si všetko potrebné zapísať. Tak máme istotu, že všetky informácie sú na jednom mieste. Postupne si tak tvoríme aj časovú skúsenosť a dokážeme si ohodnotiť koľko nám daná aktivita trvá. Skúste to a uvidíte, že si krok za krokom vytvoríte návyk plánovania a budete sa orientovať v prioritách vo všetkých  životných oblastiach.

 

Kontrola

Ciele máme stanovené, aktivity v čase naplánované. Vieme, že bez kontroly sa nezaobídeme. Kontrola môže vyzerať nasledovne: zvolíme si, či budeme kontrolovať splnené aktivity každý deň alebo si stanovíme deň v týždni, kedy budeme ich splnenie kontrolovať. Opäť záleží od individuálneho prístupu. 

Napríklad si denne prejdeme za 20 minút zoznam plánovaných aktivít z daného dňa a pozrieme sa, čo sme nestihli. To si prenesieme do ďalších dní. Ak sa rozhodneme urobiť kontrolu na týždennej báze, vo zvolený deň si vyčleníme aspoň hodinu a aktivity, ktoré sme z rôznych dôvodov nestihli prenesieme do ďalšieho týždňa. 

Kontrolu vždy robíme s tým, že máme v hlave myšlienku cieľa. Je preto dôležité robiť ju v pokoji a sústrediť sa na jednotlivé aktivity. Chceme sa približovať k cieľu, nie kontrolovať len pre kontrolu. 

 

Delegovanie

Čo si neurobím sám, to nebude nikdy dosť dobré. Aj takto sa dá na prácu a aktivity v živote pozerať. Potom však nemôžeme byť prekvapení, keď vyhoríme alebo nám na dvere zaklopú zdravotné problémy, či problémy vo vzťahoch. Keď si toho naberieme na plecia viac ako je únosné, delegovanie je veľmi účinný a nevyhnutný nástroj. Nie každý vie delegovať, ale dá sa to naučiť. Samozrejme je potrebné venovať tomu čas.  Je to však čas, ktorý v dlhodobom meradle ušetríme, pretože, keď naučíme svojich zamestnancov, kolegov, partnerov alebo blízkych, čo od nich v tej ktorej oblasti očakávame a budeme im aktivity delegovať, nielenže budeme mať viac času, ale zároveň im ukážeme, že sú pre dané oblasti dôležití, posunieme ich v ich pracovnom alebo osobnostnom rozvoji a budeme tak oveľa efektívnejší a spokojnejší. 

 

Disciplína

Najdôležitejším faktorom vo všetkých vyššie uvedených častiach je disciplína. Je dôležité si uvedomiť, že disciplína neznamená ísť cez svoje hranice, vyhorieť alebo dostať sa do zdravotných problémov.

Disciplína je predovšetkým schopnosť vedieť sa správne rozhodnúť a vytvoriť si odstup od príležitostí, ktoré majú tendenciu nás odchyľovať od cieľa. V čase veľkých výziev a návalu povinností sa opätovne vraciame k svojim pôvodným prioritám. 

Takže disciplína je aj napríklad dopriať si 8,5 hodín spánku, keď vieme, že to potrebujeme a odolať pokušeniu ísť na vínko alebo pozrieť si film.

Keď totiž vydržíme a zotrváme v nastavenom rytme, zistíme, že malé pokušenia, ktoré nás chceli od našej cesty odvrátiť, sa nám podarilo zdolať. Úspešne sme tak zvládli organizáciu času vo všetkých oblastiach nášho života a môžeme sa tešiť z dobre nastaveného time managementu.