Papier nahrádza sken v účtovníctve
Potrebujem originál doklady do účtovníctva v papierovej forme?
Od 1.1.2022 už nemusíte archivovať účtovné doklady v papierovej forme. Digitalizáciou účtovníctva papier nahrádza sken prípadne elektronický dokument vystavený vaším dodávateľom. Podľa zákona sa bude považovať elektronický dokument za riadny účtovný a daňový doklad.
Faktúry a bločky dostávam v papierovej forme. Ako ich digitalizovať?
Účtovné doklady, ktoré Vám prídu poštou alebo ich obdržíte pri nákupe v papierovej podobe, môžete od nového roka naskenovať prostredníctvom skenera alebo odfotiť napríklad mobilom, pričom musí byť tento doklad čitateľný. Digitálne doklady môžete archivovať vo formáte PDF či JPG.
Som povinná digitálne doklady nejako označovať?
Skeny dokladov by mali byť skenom originálneho dokladu, ktoré neobsahuje žiadne ďalšie údaje, ktoré si tam doplníte ručne typu interné číslo dokladu alebo pečiatka o zaúčtovaní. Digitálne doklady si môžete označiť v názve skenu napr. interným číslom dokladu.
Akým spôsobom budem digitálne doklady archivovať?
Digitálne doklady či už skeny dokladov alebo elektronické doklady je potrebné archivovať na úložisku vo vašom serveri alebo na akomkoľvek nosiči USB, SSD pevné disky a podobne. Digitalizáciu účtovníctva neopomenuli ani účtovné spoločnosti, ktoré prispôsobujú účtovné programy na to, aby si skeny dokladov mohli podnikatelia ukladať a archivovať priamo v účtovnom softvéri. Nahratie prílohy elektronického dokladu do účtovného softvéru sa považuje za zákonom splnenú formu archivácie dokladov. Účtovné doklady je potrebné archivovať po dobu 10 rokov.
Musím mať na digitálnych dokladoch zaručený elektronický podpis?
Elektronické doklady ani skeny dokladov nie je potrebné mať podpísané zaručeným elektronickým podpisom napr. cez občiansky preukaz. Digitálne doklady, ktoré budete archivovať musia mať svoju digitálnu značku, kto tento doklad vytvoril alebo kto ho zaúčtoval a archivuje ho. V účtovných softvéroch bude táto značka zabezpečená, ak doklad zarchivuje používateľ pod svojím ID a heslom, ktoré má v účtovnom softvéri.
Ako zabezpečím aby mi klienti posielali doklady elektronicky?
V súčasnosti je bežné, že si podnikatelia medzi sebou doklady zasielajú elektronicky prostredníctvom e-mailu. Doklady zaslané touto formou si môžete od roku 2022 automaticky nahrať do svojich účtovných softvérov. Nato aby ste mohli používať elektronickú komunikáciu na zaslanie dokladov je potrebné mať podpísanú dohodu o elektronickom doručovaní, kde budú presne stanovené e-mailové adresy, na ktoré sa doklady majú posielať, prípadne to zahrniete do zmluvy s vaším obchodným partnerom.
Pýtate sa, či ste povinný prejsť na digitálnu formu účtovníctva? Bude Vám daňový úrad tieto doklady akceptovať a ako prebieha zaúčtovanie takýchto dokladov? Tieto a ďalšie užitočné informácie sa dozviete TU.