Prečo je dôležité rozumieť základným číslam v účtovníctve? Každý deň prichádzame do kontaktu s podnikateľmi, ktorí pracujú v rôznych segmentoch. Či už sa jedná o malých, stredných alebo veľkých podnikateľov každému z nich odporúčame sledovať minimálne 8 základných čísiel svojho podnikania.
Preto sme pre našich klientov pripravili jednoduchú nadstavbu, ktorú vždy po zaúčtovaní dokladov dostávajú do svojho emailu. Je to v podstate krátky prehľad toho ako z účtovného hľadisku vyzerá ich podnikanie a na čo sa majú sústrediť. Keďže aj ja som podnikateľka viem ako je náročné okrem riešenia biznisu kontrolovať či som všetko uhradila, či všetci zaplatili mne, či budem mať dostatok peňazí na DPH a podobne. Poďme si teda postupne vysvetliť, čo sa vo vašom podnikaní naozaj oplatí sledovať pravidelne, aby ste si na mesačnej báze vedeli strážiť najdôležitejšie čísla.
Ak ste platcom DPH je potrebné, aby ste už v tom mesiaci v ktorom faktúry vystavujete a prijímate mali prehľad o tom koľko budete musieť o mesiac neskôr uhradiť štátu. Vieme, že takmer všetky účtovné spoločnosti fungujú spätne, a teda v júli ste dostali vyčíslenú DPH ešte za jún. Ak by ste však posielali doklady účtovníčke vždy keď s nimi pracujete, napríklad uhradím faktúru, prepošlem účtovníčke, vystavím faktúru prepošlem účtovníčke, natankujem odfotím bloček a pošlem účtovníčke. Zaručujem vám, že sa vám ako podnikateľovi zjednoduší život. Určite si každý z nás láme hlavu s tým, že si nepamätá čo bolo pred mesiacom a ani si nemôže pamätať každý jeden doklad alebo faktúru, ktorú uhradil. Posielajte doklady v reálnom čase a svoju DPH za jún budete vedieť celkom približne už na konci júna a v júli vás nič neprekvapí.
Z môjho pohľadu je jedným z najdôležitejších ukazovateľov stav vašich pohľadávok. Teda množstvo peňazí, ktoré máte vyfakturované svojim klientom a na ktoré čakáte. Toto číslo je si potrebné strážiť najviac, pretože z peňazí, ktoré vám chodia musíte platiť réžiu svojho podnikania, nájomné, zamestnancov a podobne. Majte teda vždy na zreteli aké veľké množstvo peňazí máte ešte vonku a koľko predpokladáte, že vám nabehne napríklad v nasledujúcich dvoch týždňoch.
Opozitom pohľadávok sú vaše záväzky. Sama zo skúsenosti viem, že je často problém s cashflow, pretože máte viac vecí na úhradu ako peňazí na účte. Preto aj našim klientom odporúčame riadne sledovať dátumy splatností vašich dodávateľských faktúr a určiť si priority. V prvom rade hradíme všetky záväzky, ktoré sú nevyhnutné pre fungovanie nášho podnikania (nájomné, energie, materiál a podobne) následne záväzky, ktoré máme voči štátu, aby sme sa v budúcich rokoch vyhli zbytočným pokutám za omeškanie, následne uhrádzame všetky záväzky spojené so zamestnancami, ak ich samozrejme máme. Ak nám v ťažších obdobiach chýbajú financie je potrebné obvolať vytipovaných dodávateľov a dohodnúť sa s nimi na predĺženej splatnosti (splátkový kalendár?).
Vyššie spomínaný cashflow je číslo, ktoré sa skladá z toho, čo máme momentálne na bankovom účte a z toho, čo máme v pokladni v hotovosti. S týmito peniazmi môžeme reálne disponovať a rátať s nimi v tom, že ich využijeme na budúce výdavky. Pozor, ak však vyberáte peniaze z podnikateľského účtu na súkromné účely a tieto peniaze nemáte vydokladované bločkami je možné, že sa vám v pokladni budú zobrazovať fiktívne peniaze, ktoré ste už v skutočnosti minuli na iné účely (upozornila vás už niekedy na túto oblasť vaša účtovníčka?).
Ak ešte nie ste platcom DPH nezabudnite si sledovať svoj ročný obrat, samozrejme naše zákony povoľujú robiť v spoločnosti, ktorá nie je platcom DPH účtovníctvo len raz za rok, ale ak nechcete byť na konci roka v šoku odporúčame si účtovníctvo evidovať a sledovať jednotlivé finančné ukazovatele minimálne raz za 3 mesiace. Nezabúdajte, že pri prekročení obratu tržieb nad 49 790 € za 12 po sebe nasledujúcich kalendárnych mesiacov je to povinné. Ak sa zabudnete zaregistrovať, daňový úrad vám to určite rád spočíta na penáloch.
A na záver si vysvetlime dva pojmy, ktoré sú okrem vyššie spomínaných z hľadiska ročnej účtovnej a daňovej závierky najdôležitejšie. Prvým pojmom je účtovný zisk alebo účtovná strata, ktorá ale nemusí byť rovnaká ako v daňovom priznaní. Účtovný zisk alebo strata v jednoduchosti znamená vaše výnosy mínus vaše náklady. Existuje tu celá veda o pripočítateľných a odpočítateľných položkách, ktoré pozná každý správny účtovník ale pre podnikateľov je to vyslovene španielska dedina. Preto sa prosím poraďte so svojím účtovníkom o vašom účtovnom výsledku a následne o vašej predpokladanej dani z príjmu. Predpokladaná daň z príjmu je to čo musíme zaplatiť štátu, čiže (15 alebo 21%) zo zisku. A okrem toho nezabúdajte na to, že ak podnikáte s tovarom tak sú dôležité vaše zásoby, v ktorých máte uložené vaše financie ako v tovare na sklade.
Okrem toho, že chceme mať prehľad o našom podnikaní sme za neho aj zodpovední, preto je dobré, aby sme naše účtovníctvo sledovali aj častejšie ako raz za rok. Pri platcoch DPH vnímajte všetkých 8 čísiel minimálne raz za mesiac, pri neplatcoch DPH odporúčame, aby ste sledovali tieto čísla minimálne raz kvartálne čiže každé 3 mesiace. Ak svojej účtovníčke nosíte doklady pravidelne tieto čísla vám musí vedieť poskytnúť vždy a v reálnom čase.
Účtovný zisk / účtovná strata
Stav DPH
Stav pohľadávok
Stav záväzkov
Stav bankového účtu
Stav pokladne
Obrat registrácie pre účely DPH
Predpokladaná daň z príjmov